Dosya ve Arşiv

Dosya ve Arşiv Ürünleri

Özellikle iş hayatında kullanılan ve oldukça önem arz eden belgelerin ve dosyaların en iyi şartlar altında korunması gerekmektedir. Yapılacak olan denetimlerde herhangi bir sorun çıkmaması adına önemli olan dosya, belgeler en iyi şartlarda saklanmalı ve oldukça önemli olmaktadır. Genellikle önem arz eden bu dosya ve belgeleri çeşitli arşivleme araçları ile hem düzenlemek hem de saklamak mümkündür.

Bu araçlar sayesinde önem arz eden belgeler dosya ve arşiv halinde koruma altına alınmaktadır. Oldukça önemli olan işletme gelir vergisi beyannameleri, muhasebe kayıtları, iptal edilen çekler, insan kaynağı dosyaları, işletme defterleri, muhasebe kayıtları ve banka hesap özetleri vb. Belgeler, çeşitli dosya ve klasörler tarafında bulunan arşivlerde güvenle kullanıma hazır olarak saklanmaktadır.

Arşiv Nedir?

Arşiv, bireylerin, kurumların veya şirket sahiplerinin çalışmaları sonucunda ortaya çıkan belgeleri ve çeşitli önemli bilgileri düzenli bir şekilde saklanmasına denir. Arşivleme işlemi sayesinde, kişiler için oldukça önem arz eden evraklar, güvenli bir şekilde muhafaza edilmektedir. Ayrıca saklanması zorunlu olan belgeleri de planlı bir şekilde güven içerisinde arşivlerde muhafaza etmek mümkündür. Çoğunlukla dosyalama işlemi yapılarak arşivleme yapılmaktadır. Genellikle; kamu kurumlarında, insan kaynaklarında, hukuk bürolarında ve muhasebe ile finans alanının bulunduğu mekânlarda tercih olarak kullanılmaktadır.

Arşivleme işlemi için özel olarak tahsis edilen devlet arşivi, özel arşivler veya birim arşivleri adı altında arşiv odaları bulunmakta ve hizmet vermektedir. Ancak isteğe bağlı olarak arşiv odası açılabilmekte ve geniş dolaplar ve düzen içerisinde tasarlanabilmektedir. Arşivlerde kullanılan dosyalama tekniği sayesinde lazım olan belgeye anında ulaşmak ve yararlanmak mümkündür. Arşivlerde dosyanın düzeni, belgeleri kolaylıkla bulabilmek ve zaman kaybının yaşanmaması adına oldukça önemli olmaktadır. Arşivlerin mutlaka bir sıralama ve düzen içerisinde yerleşmiş olması gerekmektedir.

Dosya Arşivleme Nasıl Yapılmalıdır?

Dosya ve arşiv işlemleri yapılırken dikkat edilmesi gereken bazı hususlar bulunmaktadır. Dosya arşivleme işlemi yaparken, özelliklede sunum dosyaları  için, dosyalar arama şekline göre sınıflandırılmalı ve dizin şeklinde olmalıdır. Böylece arşivde lazım olan belgeye kısa sürede ulaşmak mümkündür. Çoğunlukla büyük olan arşiv sistemlerine, alfabetik dizin sıralaması, numaralı dosyalama veya bünyesinde barındırmış olduğu konunun ismine uygun Dosyalama yöntemleri tercih edilmektedir. Alfabetik dizin genellikle A’dan başlayarak Z’ye kadar varan dosya sıralaması şeklinde yapılmaktadır. Ancak fazla sayıda içerik ve dosya bulunuyor ise A, AA, Aaa şeklinde daha geniş içerik olarak dosyalanarak arşivlenme düzeninin yapılmasına katkı sağlamaktadır.

Birçok şahıs, kuruluş ve şirket tarafından kolaylık ve pratiklik sebebiyle numaralı dosyalama arşiv sistemi sıkça tercih edilmektedir. Numaralı dosyalama 0’dan itibaren devam eden sayılar şeklinde sıralanmakta ve alfabetik dosya arşivlemesine göre bir nebze daha pratik ve avantajlı bulmaktadır. Bu arşiv dosyalama yöntemlerinin yanı sıra, geniş arşivler ve fazla miktarda dosya bulunan yerler için alfa numerik arşivleme yönteminden faydalanılmaktadır. Alfa numerik arşivleme yönteminde harf ve numaralama dizini birlikte kullanılmakta ve bu sayede değişiklik içerik barındırılan dosyaların aynı raf

düzeninde bir arada kullanılması mümkün olmaktadır. Alfa numerik dosyalama, AA, 00 ve AA, aa, 00 şeklinde gruplar şeklinde arşivlenmektedir.

Dosya Nedir?

Dosya, önemli belge ve evrakları depolamayı sağlayan ve arşivlerde düzenli bir şekilde kullanılmasına sebep olan araçlardır. Günlük hayatta birçok alanda karşımıza çıkmakta ve kullanımı gereğince hayatı oldukça kolaylaştırmaktadır. Farklı boyutlarda ve şekillerde bulunan dosyalar sayesinde belgeler, evraklar ve tüm içerikler rahatlıkla saklanmakta ve güvenle arşivlerde yerini almaktadır. Dosyalama işlemi ile şirket, şahıs ve kurumların muhasebe kayıtları, insan kaynakları dosyaları ve banka hesap özetleri tercih edilen dosyalama tekniği ile arşivlerde güvenle korunmaktadır.

Dosya türleri nelerdir?

Ofis ve genel kullanım açısında tercih edilen Dosya türleri şu şekildedir;

• Sunum dosyaları
• Telli dosyalar
• Poşet dosyalar
• Fonksiyonel dosyalar
• Askılı dosyalar